Kir­jaa­mo­työ ja tie­don val­ta

Arjes­sa tois­tu­vat sanon­nat “tie­to on val­taa”, “tie­to lisää tus­kaa” ja “jär­jes­tys on kai­ken perus­ta” kuvaa­vat yllät­tä­vän hyvin myös kir­jaa­mo­työn ydin­tä. Kir­jaa­mos­sa nämä lauseet muut­tu­vat käy­tän­nök­si. Tie­to jär­jes­te­tään, luo­ki­tel­laan ja tie­toa ohja­taan niin, että se voi pal­vel­la kan­sa­lai­sia ja pää­tök­sen­te­koa. Siel­lä syn­ty­vät ne perus­ra­ken­teet, joi­den varas­sa avoin ja toi­mi­va jul­ki­nen hal­lin­to on.

Kir­jaa­mo­työ muo­dos­taa jul­ki­sen hal­lin­non perus­ra­ken­teen, jon­ka varaan tie­don­hal­lin­ta ja pää­tök­sen­te­ko raken­tu­vat. Se var­mis­taa, että tie­to liik­kuu oikea‑aikaisesti, asia­kir­jat käsi­tel­lään lain­mu­kai­ses­ti ja hal­lin­non toi­min­ta on läpi­nä­ky­vää. Kir­jaa­mo on koko orga­ni­saa­tion tie­don­hal­lin­nan por­tin­var­ti­ja: se luo­kit­te­lee, arvioi ja ohjaa asia­kir­jat oikei­siin pro­ses­sei­hin.

Arki­nen­kin rat­kai­su, kuten asia­kir­jan jul­ki­suus­luo­kan mää­rit­te­ly tai sen sijoit­ta­mi­nen oike­aan koko­nai­suu­teen, vai­kut­taa suo­raan tie­don löy­det­tä­vyy­teen, hyö­dyn­net­tä­vyy­teen ja sii­hen, miten hyvin hal­lin­to pys­tyy vas­taa­maan vel­voit­tei­siin­sa. Kir­jaa­mos­sa teh­tä­vä työ on siten kes­kei­nen osa orga­ni­saa­tion laa­tu- ja ris­kien­hal­lin­taa.

Digi­ta­li­saa­tion myö­tä kir­jaa­mon roo­li voi jopa vah­vis­tua. Auto­maa­tio voi keven­tää rutii­ne­ja, mut­ta ihmi­sen asian­tun­te­mus­ta ja tul­kin­taa vaa­ti­vat teh­tä­vät eivät katoa. Tek­no­lo­gia ei kor­vaa ihmi­sen tark­ko­ja sil­miä ja vas­tuun­kan­toa. Kir­jaa­mo on entis­tä sel­keäm­min tie­don­hal­lin­nan asian­tun­ti­jayk­sik­kö.

Kun tie­to on jär­jes­tet­tyä, löy­det­tä­vää ja luo­tet­ta­vaa, myös pää­tök­sen­te­ko on parem­paa ja kan­sa­lai­sen oikeus­tur­va parem­pi. Sik­si kir­jaa­mo, vaik­ka välil­lä jopa näky­mät­tö­mäl­tä tun­tu­va, on yksi jul­ki­sen hal­lin­non kes­kei­sis­tä menes­tys­te­ki­jöis­tä.

Kir­jaa­mo­työ osoit­taa sen, että tie­to ei ole vain hal­lin­toa var­ten tuo­tet­tua mate­ri­aa­lia, vaan osa yhteis­kun­nan yhteis­tä muis­tia. Kun tie­to jär­jes­te­tään huo­lel­li­ses­ti ja sitä koh­del­laan vas­tuul­li­ses­ti, vah­vis­te­taan yhteis­kun­nan yhteis­tä kykyä näh­dä, tul­ki­ta ja oppia. Kir­jaa­mos­sa teh­tä­vä joka­päi­väi­nen työ onkin osa yhteis­kun­nan kykyä muis­taa men­nyt, toi­mia vii­saas­ti nyky­het­kes­sä ja raken­taa perus­tel­tu­ja valin­to­ja tule­vai­suu­teen.

Kehi­tä kir­jaa­mo­työn osaa­mis­ta­si:

Kun­tien kir­jaa­moi­den verk­ko­kurs­si antaa var­muut­ta ja koko­nais­ku­van kir­jaa­mo­työ­hön. Ilmoit­tau­du nyt!

Kun­tien kir­jaa­moi­den verk­ko­kurs­si: var­muut­ta kir­jaa­mo­työ­hön, lain­mu­kai­ses­ti, oikein ja ajal­laan 1.9.–30.9.