Ammat­ti­tai­toi­set sih­tee­rit mah­dol­lis­ta­vat toi­mie­lin­ten laa­duk­kaan star­tin val­tuus­to­kau­teen

Yksi sih­tee­rin ensim­mäi­sis­tä teh­tä­vis­tä on var­mis­taa yhdes­sä esit­te­li­jän kans­sa, että jär­jes­täy­ty­mis­ko­kous saa­daan pidet­tyä ilman kom­mel­luk­sia. Tähän liit­tyy muun muas­sa kokous­kut­su­jen laa­ti­mi­nen, osal­lis­tu­ja­lis­to­jen teke­mi­nen, esi­tys­lis­tan val­mis­te­lu sekä tar­vit­ta­vien taus­ta­ma­te­ri­aa­lien jaka­mi­nen uusil­le jäse­nil­le. Vaik­ka toi­mie­li­men kokoon­pa­no vaih­tuu­kin, kes­ke­ne­räi­set asiat eivät katoa mihin­kään. Sih­tee­ri huo­leh­tii, että nii­hin liit­ty­vät tie­dot siir­ty­vät suju­vas­ti uudel­le kokoon­pa­nol­le. Hyvä asia­kir­ja­hal­lin­ta ja sel­keä tilan­ne­kat­saus aut­ta­vat toi­mie­li­men uusia pää­tök­sen­te­ki­jöi­tä pää­se­mään nopeam­min teh­tä­vien­sä tasal­le.  Näin toi­mie­li­men työ jat­kuu joh­don­mu­kai­ses­ti sii­tä, mihin se edel­li­sel­lä val­tuus­to­kau­del­la jäi.

Sih­tee­rin teh­tä­vä on myös huo­leh­tia sii­tä, että laki­sää­tei­set asiat, kuten puheen­joh­ta­jien valin­nat, käsi­tel­lään asian­mu­kai­ses­ti. Sih­tee­ri toi­mii samal­la omal­ta osal­taan pereh­dyt­tä­jä­nä uusil­le jäse­nil­le. Hal­lin­to­sään­nöt, hyvä hal­lin­to­ta­pa ja toi­mie­li­men teh­tä­vät voi­vat olla uudel­le luot­ta­mus­hen­ki­löl­le mel­ko tuh­ti tie­to­pa­ket­ti, joten sel­keä opas­tus niin kokouk­sis­sa kuin nii­hin val­mis­tau­dut­taes­sa on kul­la­nar­vois­ta. Hyvä pereh­dy­tys aut­taa myös vält­tä­mään työs­ken­te­lyn alku­puo­lel­la ylei­siä vir­hei­tä ja epä­sel­vyyk­siä, jot­ka voi­vat muu­ten hidas­taa toi­mie­li­men työ­tä ja aiheut­taa yli­mää­räis­tä pään­vai­vaa.

Pöy­tä­kir­jo­jen sel­keä laa­ti­mi­nen, kir­jaus­ta­po­jen avaa­mi­nen ja pöy­tä­kir­jan­tar­kas­ta­jien opas­ta­mi­nen ovat sih­tee­rin teh­tä­vän osa-aluei­ta, jot­ka aut­ta­vat uusia luot­ta­mus­hen­ki­löi­tä ymmär­tä­mään pää­tök­sen­teon dyna­miik­kaa. Laa­du­kas doku­men­toin­ti myös luo uskot­ta­vuut­ta uuden toi­mie­li­men toi­min­nal­le sekä ker­too pää­tök­sen­teon avoi­muu­des­ta ja luo­tet­ta­vuu­des­ta.

Ja vie­lä yksi asia: vies­tin­tä- ja vuo­ro­vai­ku­tus­tai­dot! Sih­tee­rin roo­li neut­raa­li­na, luot­ta­mus­ta raken­ta­va­na hen­ki­lö­nä koros­tuu eri­tyi­ses­ti työs­ken­te­lyn alus­sa. Hyvä yhteis­hen­ki ja sel­keä tie­don­kul­ku ovat avai­na­se­mas­sa, kun raken­ne­taan poh­jaa toi­mi­val­le yhteis­työl­le. On myös tär­ke­ää, että sih­tee­ri huo­mioi toi­mie­li­men eri­lais­ten jäsen­ten taus­tat sekä koke­mus­ta­sot ja aut­taa siten raken­ta­maan yhteis­tä ymmär­rys­tä ja toi­min­ta­kult­tuu­ria. Lisäk­si sih­tee­ri voi toi­mia link­ki­nä toi­mie­li­men ja mui­den hal­lin­non taso­jen välil­lä. Hänel­tä kysy­tään usein neu­vo­ja niin pää­tök­sen­teon pro­ses­seis­ta kuin käy­tän­nön jär­jes­te­lyis­tä­kin. Sik­si sih­tee­rin ammat­ti­tai­to ja pal­ve­lu­hen­ki­syys vai­kut­ta­vat mer­kit­tä­väs­ti sii­hen, miten toi­mie­li­men työ arjes­sa sujuu.

Kai­ken kaik­ki­aan sih­tee­ri on uuden toi­mie­li­men käyn­nis­tä­jä ja taus­ta­tu­ki, jon­ka työ mah­dol­lis­taa tehok­kaan ja vai­kut­ta­van pää­tök­sen­teon heti ensi­met­reil­tä läh­tien. Kun­nan ammat­tior­ga­ni­saa­tion luo­des­sa toi­mie­li­men työs­ken­te­lyl­le laa­duk­kaat olo­suh­teet, voi­vat uudet jäse­net kes­kit­tyä var­si­nai­nen teh­tä­vään­sä kun­ta­de­mo­kra­tian edus­ta­ji­na ja poliit­ti­si­na pää­tök­sen­te­ki­jöi­nä.

Työn iloa kai­kil­le uusien toi­mie­lin­ten pöy­tä­kun­nil­le uuteen val­tuus­to­kau­teen!

Jen­ni Sipi­lä toi­mii kou­lut­ta­ja­na Esit­te­li­jä­nä ja pöy­tä­kir­jan­pi­tä­jä­nä vas­ta vali­tus­sa toi­mie­li­mes­sä — webi­naa­ris­sa 21.5. klo 13–15. Tutus­tu Jen­nin webi­naa­riin ja ilmoit­tau­du mukaan tääl­tä!

Olet­han huo­man­nut myös 6.6. klo 9–11 jär­jes­tet­tä­vän Jul­ki­suus­la­ki sih­tee­rin työs­sä – tie­to käy­tet­tä­väk­si ja tur­vaan ‑webi­naa­rin. Tutus­tu webi­naa­riin ja ilmoit­tau­du mukaan tääl­tä!